Jak napisać formalny raport biznesowy?

W tym artykule omówimy strukturę i format formalnego raportu biznesowego, oraz omówimy tematy takie jak Dane wewnętrzne i dane zewnętrzne. Omówimy również tematy takie jak Techniczne sformułowania. Wreszcie, będziemy omawiać sekcję wniosków, tak, że będziesz miał jasny obraz tego, co twój raport będzie jak po zakończeniu. Aby napisać udany raport biznesowy, pamiętaj o przestrzeganiu tych wskazówek:

Sekcja podsumowująca

Istnieje kilka ważnych czynników, które powinieneś wziąć pod uwagę, pisząc sekcję Podsumowanie formalnego raportu biznesowego. Twoim celem jest zwrócenie uwagi słuchaczy na wnioski przy jednoczesnym zachowaniu zwięzłości. Dlatego też istotne jest wykorzystanie statystyk i faktów do poparcia swoich twierdzeń i prognoz. Oprócz zwięzłości, wnioski powinny być łatwe do zrozumienia. Poniżej wymieniono kilka ważnych punktów, które powinieneś zawrzeć w swoim podsumowaniu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak napisać skuteczną konkluzję!

Sekcja wstępna zawiera jasny przegląd głównych punktów raportu. Ponadto powinna opisywać format raportu. Spis treści nie jest konieczny, chyba że raport jest krótki, a do niektórych celów może wystarczyć streszczenie. Ogólnie rzecz biorąc, osoby, które proszą o raport biznesowy, mogą preferować streszczenie zamiast pełnego raportu. Streszczenie powinno być napisane jako ostatnie, aby można było włączyć uwagi z sekcji wniosków i zaleceń.

Wniosek powinien podsumowywać ustalenia i tematy opracowane w głównej części raportu. Można również zawrzeć zalecenia oparte na ustaleniach raportu. Należy jednak unikać używania zaimków osobowych i innego specyficznego języka podczas pisania tej sekcji. Zamiast tego można użyć wypunktowanych zaleceń. W ten sposób odbiorcy będą mogli łatwo zidentyfikować i zrozumieć to, co powiedziałeś. Możesz również zawrzeć referencje na końcu raportu.

Dobra konkluzja jest krytyczna dla twojego raportu biznesowego. Podsumowuje on najważniejsze informacje i daje czytelnikom pojęcie o tym, o czym był raport. Wniosek może być krótki lub długi, w zależności od długości raportu. Chociaż sekcja wniosków jest zazwyczaj ostatnią częścią raportu, ważne jest, aby umieścić ją w dokumencie. Skuteczna konkluzja sprawi, że Twoi czytelnicy będą chcieli czytać dalej. W ten sposób osiągniesz swój cel, jakim jest przedstawienie swoich ustaleń.

Dane wewnętrzne i dane zewnętrzne

W przypadku formalnego raportu biznesowego istnieją dwa rodzaje danych wtórnych: wewnętrzne i zewnętrzne. Dane wewnętrzne pochodzą z samej firmy. Obejmują one dane dotyczące sprzedaży, bazy danych klientów oraz raporty z przeprowadzonych w przeszłości pierwotnych badań rynku. Dane wewnętrzne mogą być skategoryzowane według kategorii produktu, regionu lub okresu czasu. Dane internetowe obejmują wyszukiwania w sieci, dane dotyczące sprzedaży i informacje o klientach. Dane wtórne są mniej wiarygodne niż dane pierwotne. Rodzaj danych, które wybierzesz, będzie zależał od celu raportu.

Dane pierwotne mogą pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Aby uzyskać dane zewnętrzne, firmy mogą przeprowadzić wywiady ze swoimi pracownikami. Alternatywnie, mogą używać kwestionariuszy i ankiet do zbierania danych. Generalnie, dane wewnętrzne są łatwiejsze do analizy i ułatwiają szybkie podejmowanie decyzji. Na przykład, ostatni raport księgowy może pokazać, że wydatki rosły szybciej niż zyski. W takim przypadku dane zewnętrzne mogą wykazać, że ulepszona strategia produktu może pomóc firmie w obniżeniu kosztów i zwiększeniu sprzedaży.

Do skutecznego raportu biznesowego niezbędne są zarówno źródła wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Dane wewnętrzne pochodzą z samego przedsiębiorstwa. Obejmują one dane dotyczące personelu i operacji, natomiast dane zewnętrzne pochodzą od klientów, konkurencji i rynku. Dane dotyczące sprzedaży są najważniejszym wewnętrznym źródłem danych, a przy odpowiednim zarządzaniu danymi firma może zbudować bogaty zbiór danych dotyczących zachowań zakupowych klientów. Jeśli rozważasz sporządzenie formalnego raportu biznesowego, pamiętaj o tych czynnikach.

Raporty wewnętrzne i zewnętrzne różnią się złożonością. Dane wewnętrzne służą do użytku wewnętrznego i są bardziej prywatne. Ich celem jest informowanie pracowników i wewnętrznych decydentów w organizacji, natomiast dane zewnętrzne przeznaczone są dla klientów zewnętrznych. Dane zewnętrzne skupiają się na potrzebach konkretnych klientów i sponsorów. Różnicę między tymi dwoma rodzajami raportów podkreśla Wambui Muchai. Formalny raport biznesowy nie jest taki sam jak wewnętrzny i nie powinien być.

Struktura i format formalnego raportu biznesowego

Tytuł raportu powinien być wyraźnie widoczny i wyróżniający się. Powinien również zawierać nazwiska autorów. Jeśli raport jest długi, po nim powinien znajdować się spis treści. Spis treści jest pisany jako ostatni i powinien zawierać nagłówki sekcji oraz numery stron. Po spisie treści należy zastosować format opisany powyżej. Jeśli raport jest krótki, powinien wystarczyć krótki tytuł. Powinien on również stanowić przegląd głównych punktów dokumentu.

Ciało raportu powinno zawierać metody użyte do zbierania danych i analizy. Wyniki badań powinny być również przedstawione w części dotyczącej ustaleń. Część dotycząca wniosków może być podzielona na nagłówki lub podrozdziały. Należy zadbać o czytelne oznaczenie wykresów i wizualizacji. Wniosek powinien podsumowywać wyniki badań i odnosić się do wszelkich kwestii budzących wątpliwości. Ta część powinna być zwięzła i dobrze zorganizowana. Jej celem jest dostarczenie czytelnikowi informacji niezbędnych do podjęcia świadomej decyzji dotyczącej firmy.

Formalne raporty biznesowe występują w wielu różnych formatach. Użyj formatu, który jest Ci znany. Niektóre firmy mają swój własny format wewnętrzny, którego używają do swoich raportów. Ważne jest również, aby zapytać osobę, która otrzyma Twój raport, o preferowany format. Format, którego używasz, ma duży wpływ na to, jak profesjonalnie wygląda Twój raport. Ważne jest, aby przestrzegać konkretnych wytycznych i specyfikacji zakładu, dla którego piszesz. Pomoże to w pełni wykorzystać formalny raport biznesowy.

Formalny raport biznesowy jest ważny z wielu powodów. Po pierwsze, pomaga menedżerowi firmy podejmować świadome decyzje. Analizuje przeszłe wyniki i zapewnia rozsądne zalecenia dotyczące przyszłych przedsięwzięć. Jednak wielu właścicieli firm jednoosobowych i przedsiębiorców współpracujących z partnerami nie traktuje priorytetowo znaczenia raportów biznesowych. Raport powinien być dobrze napisany i zawierać dokładne fakty oraz wyraźny głos. Po drugie, powinien zawierać jasne cele i założenia.

Techniczna werbia

Pisząc formalny raport biznesowy, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę tło odbiorców. Podczas gdy musisz przedstawić szczegółowe informacje dla znanej publiczności, publiczność nie będąca ekspertem będzie musiała znać znaczenie twoich słów. Jeśli nie zamierzamy przedstawiać raportu fachowej publiczności, powinniśmy unikać używania technicznego żargonu. Nadal można podać szczegółowe informacje w głównej części raportu, ale należy unikać włączania zbyt dużej ilości żargonu technicznego.

Używanie jasnego języka sprawia, że raport jest bardziej wiarygodny. Używaj żargonu branżowego i terminów technicznych tam, gdzie jest to właściwe. Upewnij się, że Twój raport jest płynny z sekcji do sekcji. Nie bój się również używać odrobiny humoru. Dzięki temu raport będzie wydawał się bardziej osobisty, a mniej przypominał akademickie ćwiczenie. Unikaj także sprawiania, by czytelnik czuł się nieswojo, używając technicznych terminów, których nie rozumie. Jeśli czujesz potrzebę wyjaśnienia czytelnikom swoich ustaleń lub zaleceń, umieść je w streszczeniu.

Format streszczenia

Szczegółowe streszczenie powinno być zwięzłym opisem badania lub raportu. Nie powinno zawierać wszystkich szczegółów ani pełnego opracowania. Powinno natomiast przedstawiać kluczowe wskaźniki badania lub raportu. Powinno również unikać nadmiernych list i podtytułów. Poniżej przedstawiono wskazówki, którymi należy się kierować podczas pisania streszczenia. Dzięki tym wskazówkom Twój raport będzie bardziej czytelny i przekonujący. Gdy opanujesz podstawy, możesz przejść do bardziej zaawansowanych tematów.

Pierwszą sekcją Twojego streszczenia powinno być stwierdzenie otwierające. Powinno ono wyjaśniać, o czym jest raport i dlaczego jest on ważny. Stwierdzenie otwierające powinno przyciągnąć uwagę czytelnika. Następnie należy przedstawić problem, który ma być rozwiązany w raporcie. Może to być cokolwiek, od planu produktu do opinii klientów lub przychodów ze sprzedaży. Niezależnie od celu, powinien on być konkretny i skupiony na rozwiązaniu problemu. Streszczenie powinno mieć również plan działania i następny krok do jego rozwiązania.

Pisząc swoje streszczenie, pamiętaj, że ma być ono krótkie, strawne i zwięzłe. Najlepsze streszczenia mają długość od jednej do czterech stron i stanowią od pięciu do dziesięciu procent całego dokumentu. Nie należy tworzyć zbyt długiego streszczenia, ponieważ większość czytelników nie będzie miała czasu na przeczytanie całego raportu. Należy również pamiętać o pozostawieniu wystarczającej ilości białego miejsca i zastosowaniu dużego rozmiaru czcionki. Słabo czytelne streszczenie nie przyciągnie czytelników.

Na koniec pamiętaj, że streszczenie powinno zawierać najważniejsze wskaźniki finansowe dla Twojej firmy. Na przykład, powinna zawierać kwotę finansowania, której będziesz potrzebował, aby Twój biznes odniósł sukces. Powinno również zawierać informacje na temat wzrostu firmy. Wreszcie, powinien zawierać informacje na temat przyszłości biznesu, co może obejmować kolejne kroki. Jeśli prosisz o finansowanie od inwestorów, powinieneś zawrzeć te informacje w swoim raporcie.